Je páteční odpoledne a před vaším penzionem právě zastavují auta plná unavených hostů. Místo přátelského přivítání se ale musíte sklonit nad jejich doklady a ručně přepisovat osobní údaje. Stačí jediná chybně opsaná číslice z pasu a při kontrole z cizinecké policie máte problém.
Ruční přepisování údajů je zdlouhavé, náchylné k chybám a přichází vždy v tu nejméně vhodnou chvíli. Hosté se chtějí co nejrychleji ubytovat, vy máte plné ruce práce. Když se sejde více příjezdů najednou, napětí a nervozita roste.
Co všechno musíte splnit a kde nesmíte udělat chybu
Příjezdem hostů to všechno začíná. Ze zákona musíte vést evidenci ubytovaných, hlásit zahraniční hosty cizinecké policii přes systém Ubyport a vybírat místní poplatky podle platných sazeb. Každá z těchto povinností vyžaduje přesné údaje a včasné provedení.
Když to děláte ručně, musíte neustále přehazovat papíry, vypisovat formuláře a vše datlovat do různých on-line systémů. Stačí jeden opomenutý report, špatně zapsané jméno nebo chybějící podpis a při kontrole z úřadů máte co vysvětlovat. V tom lepším případě.
Většina ubytovatelů přitom tyto úřední povinnosti musí zvládat vedle dlouhé řady úkolů, které souvisí s jejich živobytím. Při takové zátěži je chyba otázkou času. Přitom nejde o nedbalost, ale o otázku kapacity.
Jeden check-in = vyřešení tří povinností naráz
Existuje ale způsob, jak si tohle všechno výrazně zjednodušit. Elektronickou knihu hostů v REZEO jsme postavili tak, aby jedním krokem pokryla všechno, co zákon vyžaduje.
Místo tří samostatných úkonů uděláte pouze jeden. Na základě vložených údajů totiž náš systém za vás zpracuje a vyřídí:
- Online check-in – host vyplní údaje v klidu doma ještě před příjezdem. Může formulář sdílet s ostatními hosty ve skupině. Vy při příjezdu nemusíte přepisovat vůbec nic.
- Elektronická kniha hostů – údaje se automaticky uloží přímo do systému včetně digitálního podpisu. Odpadá papírování, ruční kontrola i stohy dokumentů. Máte přehled, kdo už má vyplněno, kdo ne a co ve formuláři chybí.
- Automatické hlášení cizinecké policii – REZEO je registrovaný a schválený systém pro komunikaci se systémem Ubyport. Reporty se odesílají přímo a bez ručního vyplňování dalších formulářů.
REZEO navíc automaticky vypočítá místní poplatky podle platných sazeb ve vaší obci, takže odpadá i ruční počítání a dohledávání aktuálních sazeb.
Jak vypadá ráno, když administrativa běží sama
Otevřete mobil a vidíte přehled nových hostů i kompletně vyplněné ubytovací karty. Žádné dohledávání v papírech, žádné přepisování, žádný stres. Když hosté dorazí, stačí je přivítat a předat klíče.
Čas, který vám administrativa dosud brala, můžete konečně věnovat tomu, co vaše ubytování odlišuje od ostatních. Osobnímu přístupu, vylepšování ubytování nebo komunikaci s hosty. Nebo prostě klidu pro sebe a své blízké.
Opravdu to funguje. Nejen na papíře
Vladimíra Macková z Chalupy U Ceďora v Broumovském výběžku dříve trávila hodiny u počítače s fakturami a doklady. S rostoucím zájmem o její oceněnou roubenku přibývalo i papírování, které začalo být časově neúnosné. Dnes díky automatizaci v REZEO zvládá provoz bez zbytečného stresu a věnuje se tomu, co ji baví. Hostům a svému podnikání. „Tento systém mi ušetřil spousty času," říká Vladimíra. Přečtěte si její příběh.
Checklist: Plníte všechny povinnosti ubytovatele?
Projděte si následující body. Pokud u některého zaváháte, elektronická kniha hostů v REZEO ho vyřeší za vás.
- Evidujete všechny ubytované hosty včetně jejich osobních údajů?
- Uchováváte záznamy po zákonem stanovenou dobu?
- Hlásíte zahraniční hosty cizinecké policii přes Ubyport do 24 hodin?
- Máte od každého hosta podpis na ubytovacím lístku?
- Vybíráte místní poplatky ve správné výši podle aktuální sazby vaší obce?
- Máte přehled o tom, které poplatky jsou vybrané a které ne?
- Dokážete při kontrole z úřadů doložit kompletní evidenci?
Vyzkoušejte REZEO 2.0 na 30 dní zdarma a sami uvidíte, kolik času vám elektronická kniha hostů ušetří.
