V září 2025 byl vyhlášen zákon č. 314/2025 Sb., který svým způsobem dopadá i na ubytovatele. Mění totiž znění zákona o pobytu cizinců u nás.
Změny se týkají především pravidel pro azyl, mezinárodní ochrany a dlouhodobých pobytů. Povinnosti ubytovatelů v zásadě nemění. Domovní knihu musíte vést nadále, cizince musíte hlásit přes UBYPORT a evidenci máte uchovávat podle dosavadních pravidel.
Jenže to neznamená, že se pro ubytovatele nic nemění.
Stát bude mít totiž lepší přehled o pobytu cizinců a údaje z různých evidencí půjde snáz porovnávat. Nedostatky, které dřív tak nějak zapadly, při kontrole snáz vyplavou na povrch.
Na co si jako ubytoval musíte dát pozor
Problémem může být neúplná domovní kniha, chybějící číslo pasu, nečitelné údaje v přihlašovacím tiskopisu, rozdílné datum příjezdu v systému a v hlášení i neohlášený host ze Slovenska nebo Německa.
1. Chybně vyplněná domovní kniha
Nejčastější problém bývá prostý. Údaje v domovní knize jsou neúplné nebo jsou špatně čitelné. Chybí číslo dokladu, datum odjezdu zdobí otazník a ve jméně nebo datu narození je překlep.
Pokud si místo klasické domovní knihy zakládáte přihlašovací tiskopisy, nestačí je od hosta jen převzít a založit do složky. Jakmile plní funkci evidence, odpovídáte za úplnost a správnost údajů.
2. Pozdní ohlášení ubytování cizince
Každého ubytovaného cizince musíte ohlásit do tří pracovních dnů od chvíle, kdy se u vás ubytuje. Ne až po jeho odjezdu a už vůbec ne až při týdenní uzávěrce. Pokud vše navíc klikáte do UBYPORTu ručně, riziko zpoždění se zvyšuje.
3. Nesoulad údajů mezi evidencemi
Údaje ve všech evidencích musí sedět. Pokud je v rezervačním systému jiné datum než v domovní knize a do UBYPORTu odejde také jiný údaj, v případě kontroly máte zaděláno na problém.
4. Nehlášení občana EU
Spousta ubytovatelů si myslí, že hosty ze Slovenska nebo Německa hlásit nemusí. Opak je pravdou. Oznamovací povinnost se vztahuje na všechny cizince, tedy i na občany členských států EU. Rozsah údajů se může drobně lišit, ale samotné hlášení je povinné vždycky.
5. Ztracená domovní kniha
Domovní knihu musíte uchovávat šest let od posledního zápisu. Za tu dobu se může změnit provozní, vyměnit majitel, ztratit šanon nebo přestane fungovat počítač. Vymlouvat se na to ale při kontrole nemůžete. Domovní kniha musí být dostupná, úplná a čitelná.
Nestačí mít údaje jen v systému
U evidence cizinců nestačí, že údaje někde máte. Při kontrole je musíte umět doložit v přehledné a úplné podobě. Právě proto záleží na tom, jak domovní knihu vedete.
Naštěstí se nemusíte spoléhat na papírovou evidenci a můžete využít nejrůznější elektronické systémy. Náš systém REZEO vám nejen usnadní práci s vedením domovní knihy, ale také díky němu nikdy nezapomenete odeslat údaje přes UBYPORT. REZEO to totiž udělá automaticky za vás.
Papír ještě platí. Ale budoucnost to není
Domovní knihu můžete zatím dál vést i na papíře. Dlouhodobě se ale evidence ubytovaných cizinců posouvá k digitálnímu systému.
Plánovaný on-line registr eTurista má ubytovatelům umožnit, aby údaje o hostech zadávali jen jednou a elektronicky. Cílem je méně papírování, větší přehled a snazší výběr poplatků z pobytu.
Pro ubytovatele z toho dnes žádná nová povinnost neplyne. Důležité je hlavně to, kam se celá agenda posouvá. Kdo už dnes pracuje s digitální evidencí a má ji napojenou na UBYPORT, bude na podobné změny připravený lépe. Kdo spoléhá na sešity, šanony a ruční přepisování, bude později dohánět víc věcí najednou.
Jak se připravit? Udělejte si rychlý audit evidence
Začněte UBYPORTem. Ověřte přístup a určete člověka, který za hlášení odpovídá. Potom projděte domovní knihu za poslední měsíce. Hledejte chybějící čísla dokladů, nečitelná jména, neúplná data i rozdíly mezi rezervacemi a evidencí.
Dbejte také na zásadu, že evidence nemá být zároveň v sešitu, tabulce a rezervačním systému. Každé přepisování zvyšuje riziko chyby.
Právě tady (mimo jiné) pomáhá REZEO. Údaje o hostech máte na jednom místě, bez ručního přepisování mezi několika evidencemi. Snáz tak uhlídáte, abyste měli správně vyplněné všechny povinné údaje, neutíkaly vám termíny, a podklady pro případnou kontrolu budete mít kdykoli připravené.
