Proč synchronizace rezervací přes iCal nestačí? Rozdíl mezi iCal a Channel Managerem

Majitel chalupy nabízí volný víkend na Booking.com, Airbnb a vlastních webových stránkách. Host si pobyt rezervuje přes Booking.com a okamžitě obdrží potvrzení. Jenže na Airbnb může být stejný termín ještě nějakou dobu dostupný. Pokud si jej mezitím rezervuje další host, vzniká nepříjemná situace – dvě potvrzené rezervace na jeden termín.

Přitom má ubytovatel všechny kalendáře propojené. Jak je to možné?

Odpověď se skrývá ve způsobu synchronizace. Mezi běžným propojením přes iCal a profesionálním Channel Managerem je totiž zásadní rozdíl, o kterém řada menších ubytovatelů neví.

Nejdříve je potřeba rozlišit rezervační a poptávkové portály

Ubytovací portály se liší především tím, jakým způsobem hosté vytvářejí rezervace.

Rezervační portály, například Booking.com nebo Airbnb, umožňují hostům vybrat termín a vytvořit závaznou rezervaci online. Pokud je pobyt dostupný a host splní podmínky rezervace, systém mu ji může okamžitě potvrdit bez dalšího zásahu ubytovatele.

Právě proto je u těchto portálů mimořádně důležité, aby měly co nejaktuálnější informace o obsazenosti.

Vedle nich existují poptávkové portály, mezi které patří například e-chalupy.cz, cs-chalupy.cz, MegaUbytko nebo Hauzi. Ty tradičně fungují především jako katalogy ubytování, prostřednictvím kterých zájemce kontaktuje majitele a domlouvá s ním podmínky pobytu.

Ubytovatel tak má zpravidla možnost ověřit dostupnost termínu ještě před jeho potvrzením. Některé portály však mohou nabízet i další způsoby rezervace, proto vždy záleží na konkrétní službě a jejím nastavení.

Samostatnou kategorií je Google Hotel, který zobrazuje nabídky ubytování, ceny a odkazy na rezervační stránky. Pro předávání dostupnosti a cen využívá specializovaná datová propojení.

A co Amazing Places? Také zde záleží na konkrétním způsobu rezervace a propojení ubytování. Rozhodující není samotný název portálu, ale to, zda host vytváří okamžitě potvrzenou rezervaci, nebo pouze odesílá poptávku.

Jak funguje synchronizace přes iCal?

iCal je jednoduchý a rozšířený způsob výměny informací o obsazenosti mezi rezervačními kalendáři.

V praxi funguje tak, že jeden systém poskytuje internetový odkaz na kalendář obsazenosti a druhý systém si z něj v pravidelných intervalech načítá informace o blokovaných termínech.

Výhodou je jednoduché nastavení a široká podpora mezi různými ubytovacími portály.

Zásadním omezením iCal je skutečnost, že synchronizace neprobíhá nepřetržitě v reálném čase.

Každý portál si informace aktualizuje podle vlastních pravidel. Například Airbnb uvádí, že připojené kalendáře automaticky načítá každé tři hodiny. U jiných služeb mohou být intervaly odlišné.

To znamená, že mezi vytvořením rezervace a aktualizací ostatních portálů může vzniknout časové okno, během kterého je již obsazený termín stále nabízen jako volný.

iCal navíc běžně nepřenáší kompletní informace o rezervaci. Slouží především k synchronizaci obsazenosti, nikoliv ke správě cen, kontaktních údajů hostů, plateb nebo rezervačních podmínek.

Pro poptávkové portály je takové propojení často dostačující. U portálů s okamžitým potvrzováním rezervací však představuje určité riziko.

Channel Manager: rychlejší a bezpečnější propojení

Channel Manager je nástroj, který propojuje rezervační systém ubytovatele s podporovanými prodejními portály prostřednictvím jejich specializovaných rozhraní, označovaných jako API.

Na rozdíl od běžného iCal propojení umožňuje podstatně rychlejší předávání změn obsazenosti a podle možností konkrétní integrace také cen, rezervací a dalších údajů.

Představme si stejnou situaci jako na začátku článku.

Host si rezervuje víkend přes Booking.com. Informace o nové rezervaci se prostřednictvím Channel Manageru předá do rezervačního systému a změna dostupnosti se následně odešle na další propojené portály, například Airbnb.

Celý proces může proběhnout během několika sekund nebo krátké doby, podle konkrétního propojení a odezvy jednotlivých služeb.

Channel Manager tak výrazně omezuje časové okno, během kterého by mohl stejný termín rezervovat další host.

Ani toto řešení však nepředstavuje absolutní záruku proti dvojitým rezervacím. Výpadky komunikace, chybné nastavení nebo dvě téměř současně vytvořené rezervace mohou způsobit problém i při využití API. Riziko je ale při správně nastaveném propojení podstatně nižší než u periodické synchronizace přes iCal.

Další výhodou je možnost centralizované správy. Ubytovatel nemusí na každém portálu samostatně upravovat dostupnost a podle rozsahu integrace ani ceny.

Kdy stačí iCal a kdy doporučujeme Channel Manager?

Pro menší ubytovatele nemusí být nutné používat Channel Manager pro všechny portály.

Pokud pronajímáte jednu chalupu a využíváte především poptávkové katalogy, kde každou rezervaci potvrzujete osobně, může být synchronizace přes iCal zcela vyhovující.

Jiná situace nastává při využívání Booking.com nebo Airbnb s okamžitým potvrzováním rezervací. Zde doporučujeme přímé propojení přes Channel Manager, protože rychlost aktualizace dostupnosti má přímý vliv na bezpečnost prodeje termínů.

Za rozumné řešení proto považujeme kombinaci obou technologií.

Poptávkové portály propojit přes iCal a rezervační portály s okamžitým potvrzováním rezervací přes Channel Manager.

Právě takový přístup podporujeme také v rezervačním systému REZEO. Ubytovatelé mohou využívat iCal pro synchronizaci kalendářů a samostatný Channel Manager pro podporované prodejní kanály.

Důležité je také vědět, že samotné propojení portálu ještě neznamená, že se přenášejí všechny údaje. Rozsah synchronizace vždy závisí na konkrétní integraci.

Správně propojené kalendáře šetří více než administrativu

Dvojitá rezervace není pouze technický problém. Znamená také nepříjemnou komunikaci s hostem, hledání náhradního ubytování, případné finanční náklady a riziko negativního hodnocení.

Ubytovatel přitom může mít pocit, že udělal všechno správně, protože kalendáře mezi portály propojil.

Samotná synchronizace ale nestačí. Důležité je vědět, jak rychle se informace přenášejí, jaké údaje propojení obsahuje a zda odpovídá způsobu, jakým konkrétní portál přijímá rezervace.

iCal má při správě ubytování stále své místo. Pro poptávkové portály představuje jednoduché a praktické řešení. Tam, kde hosté vytvářejí okamžitě potvrzené rezervace, však doporučujeme využít Channel Manager.

Právě správná kombinace obou technologií pomáhá udržovat obsazenost pod kontrolou, omezovat riziko dvojitých rezervací a především předcházet situacím, které mohou pokazit vztah s hostem ještě před jeho příjezdem.